GRIP OP JE DAG

Je kent het wel. Je begint vol frisse moed aan je werkdag en je bent van plan er een lekkere productieve dag van te maken. Je bent onderweg en shit, file. Daar had je eigenlijk niet helemaal op gerekend. Oei, nu loopt je dag eigenlijk al een tikkie in de verdrukking, want je had je hele ochtend vol gepland. Een kwartier later dan bedoeld kom je aan op je werkplek en daar liggen twee notities op je bureau te wachten: of je dat nu als eerste kan doen. Hm..dat was eigenlijk niet zoals je de ochtend in gedachte had. Nadat je snel een kop koffie gepakt hebt, ga je als een razende van start. Ho, even wachten met wat je aan het doen bent, want de telefoon gaat. Of je een collega uit de brand kan helpen, het heeft echt heel erg haast en kan niet wachten. De stress giert inmiddels door je hele lijf en je voelt: dit wordt een enorme ren- en vlieg dag.

Welnee! Jij gaat die grip terug pakken en wel zo:

1. Stop. Haal adem. En ga door.
Het meest productieve wat je soms kan doen is even te stoppen met wat je aan het doen bent. Door even uit die stressmodus te stappen, tot tien te tellen of een paar keer diep adem te halen, kan je de boel weer een stuk beter overzien.

2. Stel prioriteiten.
Het is heel eenvoudig: we kunnen maar één ding tegelijk. Degene die multitasken uitgevonden heeft hoeft de hoofdprijs niet te krijgen, want vrijwel niemand is goed in twee dingen op hetzelfde moment doen. Je kan je maar op één taak concentreren, dus doe dat dan ook. Wat is op dit moment voor jou het meest dringend? Doe dat eerst. (Denk aan: een boze klant terugbellen, een noodsituatie, een afspraak die over één minuut binnen komt wandelen).

3. Schrijf
Wanneer die eerste prioriteit geklaard is, pak je pen en papier en schrijf je op wat er die dag allemaal gedaan moet worden. Opschrijven werkt altijd. Door het opschrijven maak je de taken helder, creëer je ruimte in je hoofd en heb je meer overzicht van wat er moet gebeuren. Je kan zo ook beter inschatten hoeveel tijd je kwijt bent aan de taken. Bekijk wat je vandaag allemaal red, deel het in en ga aan de slag. Doe je best, meer kan je niet doen.

(Tekst gaat verder onder foto)

Om zulke dagen te voorkomen, kan je het volgende doen:

1. Maak een To Do lijst
Eindig elke werkdag met een To Do lijst voor de volgende dag. Schrijf alle taken op die in je opkomen, van klein tot groot, van afspraken tot het versturen van een mail. Je gaat zo met een veel opgeruimder hoofd naar huis én je hebt voor ogen wat je de volgende dag kan doen.

2. Maak drie prioriteiten van al die To Do’s
Zo’n To Do lijst bestaat hoogst waarschijnlijk uit taken die je niet allemaal op één dag afkrijgt.
Kies daarom elke dag voor je naar huis gaat maximaal drie taken van je To Do lijst die je echt gedaan wil krijgen de volgende werkdag. Je gaat je op die drie taken focussen.

Hoe kies je drie prioriteiten uit? Heb je belangrijke afspraken op de planning staan? Dan is dat sowieso een prioriteit. De tweede prioriteit kan een taak zijn die in jouw taakomschrijving staat: waarvoor ben jij aangenomen of als je een eigen onderneming hebt: wat is jouw kerntaak? Deze taken schieten er vaak bij in door binnenkomende telefoontjes en mails of door een collega die je hulp nu echt, maar dan ook echt nodig heeft. Maar ze zijn juist zo belangrijk! Kies daarom elke dag voor één prioriteit die met jouw kerntaak te maken heeft. Een derde prioriteit is bijvoorbeeld iets dringends: een klacht die is binnengekomen en die je graag wil afhandelen.

Begin je werkdag met je eerste prioriteit voor je andere dingen gaat doen, zoals je mailbox openen en je telefoontjes beantwoorden. Je laat je zo niet verleiden om afgeleid te raken en het geeft je een heerlijke energieboost als je een taak af hebt. Top begin van je werkdag!

Plan vooral niet drie qua omvang enorme prioriteiten in op een dag dat jij buitenshuis bent i.v.m. afspraken of een paar vergaderingen hebt. Dan ben je verzekerd van stress. Houd rekening met waar je bent. Ben je op kantoor, dan plan je kantoor bezigheden in. Ben je onderweg voor afspraken, dan zijn dat je prioriteiten van die dag. Vraag niet het onmogelijke van jezelf.

3. Focus
Als je eenmaal aan een prioriteit gaat werken, wil je natuurlijk niet om de haverklap afgeleid worden.
Zet je telefoon op niet storen of zet het geluid uit, doe je mailbox uit, zet een bordje op je bureau: niet storen, ik ben om 12.00 uur (dit is natuurlijk een voorbeeld) weer beschikbaar. Zet eventueel een koptelefoon op zonder muziek, puur om aan te geven dat je even niet gestoord wil worden.
Zolang er niets in de brand staat, er geen ambulance gebeld moet worden en er geen enorme klacht binnenkomt, laat jij je niet meer onderbreken als jij aan je prioriteit aan het werk bent. Focus je op die ene prioriteit, al het andere kan even wachten. Hoe lang je aan een prioriteit kan werken, kan je zelf het beste inschatten. De één werkt het liefste twee uur achter elkaar door, terwijl de ander de focus zo’n dertig minuten vasthoudt.

(Tekst gaat verder onder foto)

4. Plan niet te strak: houd tijd over voor onvoorziene zaken
Een dag tot op de minuut plannen is niet aan te raden. Er zijn namelijk altijd onvoorziene gebeurtenissen. Daarom houd je het ook bij drie prioriteiten en plan je er niet op voorhand al vijf in. Die drie taken zijn jouw focuspunten, daaromheen kan je gewoon je mails lezen, je telefoontjes beantwoorden, je collega’s helpen, andere To Do’s van je lijst afwerken, etc.

5. Laat los
Het zal je echt niet elke dag lukken om alle drie je prioriteiten af te krijgen, maar ik weet zeker dat het je heel vaak gaat lukken om ze wél af te krijgen. Wanneer je een dag hebt dat alles in de soep loopt, bedenk je altijd het volgende: wat is het ergste wat me nu kan overkomen? Is het echt levensbedreigend of een noodgeval? Niet? Dan is er morgen ook weer een dag. Overleef deze dag zo goed als je kan. Eindig deze dag ook weer met een To Do lijst en je prioriteiten voor de volgende dag: morgen nieuwe ronde, nieuwe kansen.

Veel succes!

Door | 2018-09-25T19:07:26+00:00 25 september 2018|Stresscoach|0 Reacties
Tips & Tricks
Stresscoach Ontvang maandelijks mijn tips en tricks voor een overzichtelijk en ontspannen leven.
We respect your privacy.