HET NUT VAN EEN TO DO LIJST

De één houdt ervan, de ander voelt er niets voor: het gebruiken van een To Do lijstje.
Zelf vind ik een To Do lijst heerlijk en ik gebruik er vrijwel dagelijks één. In deze blog laat ik je zien wat de voordelen én wat de valkuilen van actielijsten zijn.

Voordeel 1: alles van je afschrijven is fijn
Gedachtes die je in je hoofd houdt, blijven vaak chaotisch door elkaar heen dwarrelen. Wanneer je ze opschrijft, schrijf je ze letterlijk van je af en kun je ze veel gemakkelijker ordenen. Zo gaat dat ook met taken. Al je taken onthouden, is een enorme belasting voor je hersenen. Waarom zou je je hersenen het aandoen om alles te onthouden? Papier is niet voor niets uitvonden. Je taken opschrijven zorgt voor rust in je hoofd.

Voordeel 2: je vergeet minder
Je denkt misschien wel eens als er een taak in je hoofd op popt, dat onthoud ik wel. Een paar uur later probeer je het je te herinneren…wat was het ook alweer? Door alle taken die in je opkomen gelijk op te schrijven, zal je veel minder vergeten. Je To Do lijst herinnert je simpelweg aan alle taken die je nog niet voltooid hebt.

Voordeel 3: je slaapt beter
Je hebt het vast wel eens gehad. Vlak voordat je in slaap viel, kwam er een gedachte bij je op: O ja! Niet vergeten, ik moet dat nog doen. O en dat ook nog. O! En dat heb ik ook nog niet gedaan. Vervolgens lig je er minutenlang over te piekeren, terwijl je die minuten voor ontspanning en rust had kunnen gebruiken. Leg daarom je To Do lijst in drukke periodes naast je bed neer, zodat je het meteen kan opschrijven als een taak je gedachte binnenstroomt. Je zal er veel beter door kunnen slapen.

Voordeel 4: overzicht
Overzicht, daar ben ik natuurlijk dol op als Overzicht Coach ;-). Een To Do lijst geeft je overzicht van alles wat je nog moet doen. Zoals al beschreven bij voordeel 1: opschrijven ordent. Het geeft overzicht. Je ziet in één oog opslag wat er nog gebeuren moet.

Voordeel 5: je kan gemakkelijker prioriteiten stellen
Soms moet je zoveel doen dat je niet weet waar je moet beginnen. Het is dan verleidelijk voor de gemakkelijke taken te kiezen. De grotere en moeilijkere taken blijven liggen. Door je To Do lijst te bekijken kan je gemakkelijk prioriteiten stellen. Is het echt belangrijk dat je nu die nieuwsbrief gaat versturen of kan je beter eerst die ontevreden klant terugbellen?

Voordeel 6: je werkt productief
Doordat je weet wat je vandaag te doen staat en wat je prioriteiten zijn, kan je enorm productief te werk gaan en gaat er weinig tijd verloren.

(Tekst gaat verder onder foto’s)

 

Goed, de voordelen van een To Do lijst zijn duidelijk. Welke valkuilen zijn er?

Valkuil 1: je maakt je To Do lijst te lang
Je hoeft niet ál je taken op te schrijven. En daarmee bedoel ik je dagelijkse bezigheden als opstaan, douchen, eten, je kinderen aankleden, je dagelijkse taken op je werk als je mail lezen en koffie drinken. Je zadelt jezelf dan met een hele lange lijst op en het heeft ook weinig zin. Schrijf alleen die to do’s op die niet dagelijks en vanzelf gaan. Ook hoef je geen afspraken op je actielijst te zetten. Je agenda is er voor afspraken die je hebt, van vergaderingen tot uitjes. Je To Do lijst is er voor de taken die je moet doen.

Valkuil 2: je gebruikt meerdere To Do lijsten
Verschillende boekjes gebruiken of meerdere lijsten in Excel als je liever digitaal werkt, levert het tegenovergestelde van overzicht op. Gebruik daarom altijd maximaal twee To Do lijsten. Eén voor privézaken, één voor op het werk. Ik maak voor mijn werk altijd een nieuwe lijst per dag waarop ik schrijf wat ik moet doen. De taken waar ik de vorige dag niet aan toe ben gekomen, doordat ik aan andere taken meer prioriteit aan heb gegeven, schrijf ik op voor de nieuwe dag.

Valkuil 3: je gebruikt post it’s
Ik schrijf mijn To Do’s op in een boekje, niet op post it’s of losse velletjes. Zo vervelend als je iets aan je takenlijst wil toevoegen en je kan je lijst niet meer vinden!

Valkuil 4: je bent te kritisch
Wees niet te kritisch op jezelf. Je kan op je To Do lijst alle taken schrijven die in je opkomen. Dat wil niet zeggen dat je ze allemaal af moet hebben vandaag. Morgen weer een dag! Alles wat je niet afkrijgt, schrijf je op voor je nieuwe dag.

In een volgende blog vertel ik meer over hoe je zo productief mogelijk te werk kan gaan en hoe je je To Do lijst optimaal kan inzetten.
Werk jij met een To Do’s lijst? Zo niet, probeer het is uit en laat me weten wat je ervan vindt!

Door | 2018-04-05T18:47:05+00:00 5 april 2018|Professional Organizing, Stresscoach|0 Reacties
Tips & Tricks
Stresscoach Ontvang maandelijks mijn tips en tricks voor een overzichtelijk en ontspannen leven.
We respect your privacy.